İş Akış Yönetimi Yazılımı Nedir? Ne İşe Yarar?

İş akışı yönetimi yazılımı verimliliği artırmak, hataları azaltmak ve üretkenliği artırmak için bir kuruluşun iş süreçlerini tanımlamak, otomatikleştirmek ve iyileştirmek için kullanılır. Her şirket, görevlerin tamamlanmasını ve iş hedeflerine ulaşılmasını sağlamak için çeşitli iş akışları kullanır. Bu iş akışları ve süreçler, iş akışının ilerlemesini sağlamak için çok sayıda insan müdahalesi gerektirir. Bu, e-postalar, açılır pencereler, toplantılar, çağrılar, Slack mesajları vb. anlamına gelebilir. Bu tür manuel iş akışı yönetimi hatalara, uzun geri dönüş sürelerine, uyumsuzluklara ve diğer sorunlara yol açar. Nokta çözümleri, çalışanların işe alınması, faturaların yönetilmesi vb. gibi departman iş akışı ihtiyaçlarını karşılamaya çalışır. Ancak bazı kuruluşlar, departmandan bağımsız ve esnek bir iş akışı platformu uygulamanın, iş kullanıcılarının kolayca kullanması için yeterince erişilebilir kalmasını sağlamanın daha iyi bir yol olduğunu düşünüyor. Yöneticiler ve iş kullanıcıları, verimliliği artırmak veya değişen ihtiyaçlara uyum sağlamak için zaman içinde iş akışlarını özelleştirebilir.

İş Akışı Yönetim Araçlarının Faydaları

Günün sonunda şirketler neden manuel süreçleri değiştirmek için iş akışı yazılımlarına yatırım yapıyor? İşte güvenebileceğiniz birkaç iş akışı yönetimi avantajı:

• Manuel girişi ve talep işlemeyi azaltarak dahili süreçleri kolaylaştırın ve hızlandırın.
• Hataları azaltın ve yeniden çalışın .
• Uygunsuz şekilde onaylanan talepler , sözleşmeler, işe alımlar vb. risklerini azaltın.
• Denetim izleriyle uyumluluğu iyileştirin.
• Çıktıyı artırın ve üretkenliği artırın.
• Çalışanlar için birleşik, kişiselleştirilmiş bir istek deneyimi sağlayın.
• İstek durumunu (tamamlandı, beklemede veya devam ediyor vb.) gerçek zamanlı olarak izleyin
• Zaman içinde performans eğilimlerini (grup ve bireysel) tanımlayın.
• Kurumsal sistemler (ERP, CRM, vb.) için azaltılmış lisans yükü
• Hizmet Düzeyi Anlaşmalarına göre ekip ilerlemesini izleyin.
• Süreç engellerini veya darboğazları tanımlayın ve kaldırın.
• Görevleri becerilerle daha iyi hizalayın ve görevleri en uygun personel üyelerine atayın.
• Evrak işlerini ve ilgili maliyetleri ve israfı büyük ölçüde azaltın.
• Manuel karar verme ve iş kurallarının ele alınması ihtiyacını azaltın .
• Fazlalıkları belirleyin ve süreç verimliliğini artırın.
• Görevlerin tekliden paralel işlenmesine geçin.
• Kurumsal iş kurallarının atlatılmasını ortadan kaldırın.
• Görevler eskidiğinde personel üyelerine hatırlatıcılar ve uyarılar sağlayın.
• İstekleri ve görevleri onaylamak ve izlemek için 7/24 erişime izin verin.
• Personelin ve yönetimin katma değerli projelere ve görevlere odaklanmasına izin verin.

İş Akışı Yönetim Sistemleri Tipik Olarak Nasıl Uygulanır?

İş akışı yönetimi yazılımı, kuruluşun gereksinimlerine uyacak şekilde dağıtılabilir. Örneğin,  Logo bulut tabanlı Hizmet Olarak Sunulan Yazılımlar, özel bulut veya şirket içi sürümlerini sunuyoruz. Böylece gereken tüm kurumsal veya yasal standartları karşılayabilirsiniz. Hangi sürümü seçerseniz seçin, çalışmaya başlamanıza yardımcı olacağız ve tüm sürümler aynı özelliklere ve iş akışı yönetim araçlarına sahiptir. Tipik bir dağıtım, burada hakkında daha fazla bilgi edinebileceğiniz hizmet ekiplerimizle birlikte en iyi uygulama proje yönetimi çerçevesini içerir . Hizmet ve uygulama ekibimiz deneyimlidir ve sizi hızlı bir şekilde çalışır duruma getirmeye odaklanır. Gerektiğinde sürekli koçluk ve eğitim de sağlıyoruz. Otomatik bir iş akışını bir departmana veya kuruluşa yayma süreci genellikle şuna benzer:

• Yönetilecek ve otomatikleştirilecek iş akışları hakkında bilgi toplayın.
• Formlar, devirler, yönlendirme vb. dahil olmak üzere iş akışı ayrıntılarını belgeleyin.
• Bir akış şeması veya iş akışı tasarım aracı kullanarak süreci gösterin.
• Tüm paydaşlardan iş akışı konusunda fikir birliği elde edin.
• İş akışını ve formları bir iş akışı yönetimi yazılım aracı içinde oluşturun.
• Doğruluğu sağlamak için bir pilot kullanıcı grubuyla kullanıcı kabul testi gerçekleştirin.
• Son kullanıcıları yeni sistemin nasıl kullanılacağı konusunda eğitin.
• Yeni sistemi başlatın.

İş Akışı Yönetim Araçlarını Uygulamak Ne Kadar Sürer?

Profesyonel hizmetler sunan satıcılar, çözümün ne zaman halka (veya en azından bir pilot gruba) sunulacağına dair makul bir tahminde bulunabilmelidir. Her durum benzersiz olsa da, yerleşik satıcılar her şeyi gördüler ve yararlanabilecekleri bir referans çerçevesine sahip olacaklar. Ayrıca, bir sözleşme imzalamadan önce yararlanılabilecek çeşitli prototiplere veya kavram kanıtı seçeneklerine sahip olabilirler. Bunlar size satıcının yetenekleri ve kullanıma sunma için olası zaman çizelgesi hakkında bir fikir verecektir.

Bu İş Akışı Yönetim Sistemlerinin Kullanımı Ne Kadar Kolay?

Bir sistemin kullanımının ne kadar kolay olduğunu canlı veya kaydedilmiş bir demo izleyerek anlayabilirsiniz. Ancak daha iyi bir yaklaşım, başvurabileceğiniz önceden oluşturulmuş bir süreçle birlikte bir deneme hesabı talep etmektir. Bu size gerçek çalışma ortamını onu kullanabilecek kişilerle paylaşma şansı verecektir. Kendinizi sistemi zaten satın aldığınız ve içinde işleri halletmeniz gerektiği zihniyetine koyun. Kullanmak ne kadar zor? Sizin ve başkalarının orada çok zaman geçirebileceğini göz önünde bulundurursak, arayüz size nasıl hissettiriyor? Yardım sitesine de göz atın. Kullanıcı deneyimine değer veren satıcılar, kendinizi güvende hissetmenizi sağlayacaktır.

Hangi Platformlar Desteklenir?

Bulut tabanlı yazılımın tesis tabanlı yazılıma göre belirgin avantajları vardır, ancak buna her zaman A) sizin kararınız ve B) sektörünüz tarafından izin verilmez. Bazı endüstriler, yazılım çözümlerinin tamamen kendi kontrolleri altında ve güvenlik duvarları içinde olmasını gerektirir (finansal, devlet, hukuk gibi düşünün). Ayrıca bazı kuruluşların, yalnızca diğer şirket içi tabanlı sistemlere bağlanacak şirket içi sistemlerle entegre olması gerekir. Bu durumlar öncül tabanlı bir çözümü zorunlu kılar.