E-Fatura Nedir? Ne İşe Yarar?

E-fatura faturalamanın bugünü ve geleceğidir. E-faturanın PDF’leri veya geleneksel kağıt faturaları e-postayla göndermekten daha iyi olmasının birçok nedeni vardır. E-faturanın bazı sınırlamaları olsa da her gün artıları eksilerinden fazladır.

E-Fatura Nedir?

Elektronik fatura veya e-fatura genellikle dijital fatura ile karıştırılır. Her ikisi de oluşturmadan ödemeye kadar elektronik olarak işlenebilir, ancak bu ikisi arasında büyük bir fark vardır. Satıcının fatura sisteminde, internet bankasında veya alternatif olarak web tabanlı bir formda bir e-fatura oluşturulur. Buradan e-fatura dosyası indirilebilir veya doğrudan alıcının yazılımına gönderilebilir.   E-fatura, bir e-fatura operatörü aracılığıyla teslim edilir . Operatör, kağıt fatura gönderirken posta sistemine benzetilebilir. Ancak faturalama yazılımı kullanıyorsanız operatörün yazılımını ayrıca açmanıza gerek yoktur. Her e-fatura alıcısının da kendi e-fatura adresi vardır. E-fatura ile manuel veri girişi, doğruluk kontrolü, takas yazılımı gibi gereksiz işlemler ortadan kalkar. Bunun mümkün olabilmesi için faturanın alıcının sisteminin işleyebileceği bir formatta olması gerekir. E-fatura dosyaları yapılandırılmış veri olarak gelmektedir. Yaygın olarak kullanılan bazı biçimler XML ve EDI’dir.

E-Faturanın Avantajları Nelerdir?

E-faturanın sağladığı avantajlar nelerdir?

Zaman Kazanın

E-fatura ile faturalama sürecindeki birçok gereksiz adım atılır. Online e-fatura yazılımını kullanarak hem siz hem de müşteriniz zamandan tasarruf edebilirsiniz.,

Maliyetleri Azaltın

Kağıtsız faturalama ile kağıt veya posta ücreti ödemeniz gerekmez. Ayrıca, şablon kullanmak ve PDF’leri e-postayla göndermek yerine e-faturalama ile zaman kazanarak, çalışma süresinden tasarruf edersiniz. Bunun yerine diğer katma değerli görevlere odaklanın. Hepimiz biliyoruz ki vakit nakittir!

Hataları Azaltın

Manuel girişi en aza indirerek ve otomasyonu artırarak hatalar ve yazım hataları azaltılır. Faturanızın postada kaybolması konusunda endişelenmenize gerek yok.

Daha İyi Müşteri Hizmeti Sunun

Müşterinizin istediği platforma e-fatura alması daha uygundur. Kağıt fatura yerine e-fatura almak işlem maliyetlerinde %90’a varan tasarruf sağlıyor.

Daha Hızlı Ödeme Alın

E-fatura anında müşteride olabilir. Ayrıca, elektronik fatura ödemek için daha az çaba ve zaman gerektirir. Bu nedenle, müşteri büyük olasılıkla daha hızlı ödeyecektir.

Kağıt Tüketimini Azaltın

Belgeleri elektronik olarak göndermek mümkündür. Bu sayede kağıt tüketimi azaltılmaktadır.

Fatura Takibi

E-fatura yazılımını kullanırken bir faturanın ne zaman gönderildiğini, görüntülendiğini görebilirsiniz.

Kontrol

Çevrimiçi faturalandırma yazılımı kullanıyorsanız, her şey herhangi bir cihazdan herhangi bir yerden erişilebilen tek bir platforma kaydedilir.

Özelleştirmesi kolay

Elektronik tablo modüllerini düzenlemek için zaman harcamak zorunda kalmadan profesyonel görünümlü faturalar oluşturabilirsiniz.

E-Faturanın Zorlukları

Online e-faturadan yararlanmanın birçok yolu olmakla birlikte bazı sınırlamaları da bulunmaktadır. Bunlar aşağıda incelenmektedir.

Tek Biçim Yok

Birkaç farklı e-fatura biçimi vardır. E-fatura gönderirken gönderici ve alıcı uyumlu dosya formatlarını kullanmalıdır. Ülkeler genellikle yerel olarak standartlaştırılmış bir biçime sahiptir. Ancak, özellikle sınır ötesi faturalama süreçleri uyumluluk sorunları nedeniyle karmaşık hale gelebilmektedir.

Ücretler

E-fatura, diğer verimli şeyler yapmak için çok zaman kazandırsa da, e-posta yoluyla PDF göndermek kadar tamamen ücretsiz olmayabilir. Faturalama hacimleriniz biraz daha büyükse, yazılım çözümleri genellikle gönderilen fatura başına ücret alır veya aylık kullanım ücreti alır. Ancak kağıt faturalama çok daha maliyetlidir.

Bazı Müşteriler Hala Geleneksel Faturaları Tercih Ediyor

Tüm paydaşlarınızın e-fatura kullanmasını sağlamak mümkün olmayabilir. Ancak nihayetinde tüm işletmeler hem geleneksel hem de e-faturaları kabul etmeyi düşünecektir. Elektronik fatura, her geçen gün dünya çapında giderek daha fazla kullanılmaktadır. Hizmetler ve standartlar sürekli geliştirilmekte ve iyileştirilmektedir. Bu nedenle sorunların birçoğunun çözülmesi muhtemeldir. Her neyse, faydaları açıkça dezavantajlardan fazladır. Elektronik, çevrimiçi faturalama, faturalama süreci boyunca zaman kazandırır. Nasıl olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.