İş Akış Yönetimi Nedir?

İş akışı yönetimi, belirli bir sonuç üreten belirli bir dizi görevin tanımlanması, düzenlenmesi ve koordinasyonu anlamına gelir. İş akışı yönetimi, çıktıyı artırmak, tekrarı ortadan kaldırmak ve hataları azaltmak için mümkün olan her yerde iş akışlarını optimize etmek, iyileştirmek ve otomatikleştirmekle ilgilidir. Bir iş akışı herhangi bir sayıda adım içerebilir ve insanların, sistemlerin veya makinelerin bir kombinasyonunu içerebilir. İş akışlarını yönetenler, darboğazları ortadan kaldırmak ve akışa ilişkin görünürlüğü artırmak için fırsatlar arar. Bazen iş akışı ve süreç terimlerini birbirinin yerine kullanırız, ancak bir fark vardır. Bu bir kapsam meselesi. İş akışı , tek bir sonuç üreten tekrarlanabilir adımlar kümesidir. Süreç , tipik olarak bir veya daha fazla iş akışı içeren daha geniş bir etkinlik grubudur.

İş Akış Türleri

Sıralı iş akışları her adım bir önceki adımın tamamlanmasına bağlı olduğunda ortaya çıkar. Örneğin, bir satın alma departmanını yönetiyorsanız faturayı ödemeden önce fiyat teklifi yapılana ve satın alma onaylanana kadar beklemeniz gerekir. Koşullu mantık kullanan kural tabanlı iş akışları sıralı iş akışı türüne bir örnektir. Paralel iş akışları , aynı anda birden fazla görev gerçekleştirildiğinde ortaya çıkar. Örneğin, yeni bir çalışanı işe alıyorsanız İK, finans ekibinden ekipman ve yazılım satın alınmasını talep ederken aynı anda hukuk ekibinden evrak, imza ve sözleşme talep edebilir. Durum iş akışları olarak da adlandırılan bu iş akışları, bazen birbirine bağımlıdır. Proje yönetimi, birden çok kişiden birden çok iş akışıyla bir projeyi tek seferlik bir olay olarak tamamlamaya odaklanırken, iş akışı yönetimi , sürekli olarak tekrarlanan ve bir iş akışı sistemine çevrilebilen ve daha sonra otomatikleştirilebilen daha küçük, daha yapılandırılmış bir dizi görev üzerine odaklanır. Örnek vermek gerekirse, bir proje müşteri bulmak için belirli bir olay olabilirken, bir iş akışı yeni müşterileri dahil etmek için attığınız adımlar olabilir.

İş Akışlarının Temel Bileşenleri Nelerdir?

İş akışlarının nasıl otomatikleştirilebileceğini anlamak için bir iş akışının bileşenlerini göz önünde bulundurun. Her biri açıkça sınıflandırılmıştır ve bu verileri kullanıcıların işlerini yapmalarına yardımcı olmak için kullanacak bir sisteme girilebilir. Bir görevi tamamlamak için gereken girdiler veya malzemeler: İK işe alım örneğini kullanarak, girdiler arasında bir sözleşme, yeni işe alınan iletişim bilgileri ve bu kişinin ihtiyaç duyduğu ekipman, yazılım ve diğer ofis öğelerini özetleyen bir belge yer alabilir. Dönüşüm veya uygulandığında girdileri bir sonraki durumuna getiren belirli eylemler:  Bu, imza için bir belge göndermek, yeni işe alınan kişinin bilgilerini işlemek veya bir ekip üyesine işe alım görevi atamak anlamına gelebilir. Çıktılar veya her dönüşümün ürünleri: Bunlar, bir sonraki aşamalardaki malzemeleri (bir imza bekleyen bir ilgili kişi, ofis ekipmanıyla dolu bir kutu) ve iş akışı tamamlandığında nihai sonucu (yürütülmüş bir sözleşme ve alınan bir gönderi) içerir. Bu bileşenler, bir iş akışı otomasyon sisteminin dilini oluşturan nesnelere, kurallara ve olaylara çevrilebilir. Görevler halinde bir araya getirilebilir, kullanıcılara atanabilir ve tamamlanana kadar takip edilerek kavramlardan gerçek, eyleme dönüştürülebilir işlere dönüştürülebilirler. Bu sistemlerde süreç şu şekilde işleyecektir: kullanıcılar bazı girdileri yükler, başkasına atar, ardından bu yeni kişi girdileri dönüştürür ve ardından çıktılar tamamlanır.

İş Akışı Yazılımı Nedir?

Bir iş akışı yönetim sistemi, kuruluşların iş süreçleriyle ilişkili rutin, tekrarlanabilir faaliyetleri tanımlamasına ve kontrol etmesine olanak tanır. Günümüzün en iyi iş akışı yönetim sistemleri hem iç hem de dış paydaşları içerdiklerinde bile bu etkinlikleri otomatikleştirmeyi kolay ve uygun maliyetli hale getiren hizmet olarak yazılım ürünleridir. İş akışı yönetimi , daha geniş bir odak alanının bir öğesidir: iş süreci yönetimi. İki terim sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. İş süreci yönetimi, bir kuruluşun tüm süreç setini ve bireysel olanları optimize etmeye odaklanır. Bir kuruluşun ne kadar etkili ve verimli olduğuna üst düzey bir bakış sağlar. İş akışı yönetimi bunun bir parçasıdır. Ancak daha büyük resmi mümkün kılan açıkça tanımlanmış adımlara ve görevlere odaklanır.

İş Akışı Yönetimi Önemi

Çalışanların %90’ı sıkıcı ve tekrarlayan görevlerin yükünü hissettiği için , iş akışı yönetim sistemleri yalnızca sıkıcı görevleri azaltarak üretkenliği, çalışan mutluluğunu ve müşteri memnuniyetini artırabilir. İş akışı yönetim sistemleri, yalnızca sıkıcı görevleri azaltarak ve yanıt sürelerini hızlandırarak üretkenliği artırabilir, çalışanların hayal kırıklığını azaltabilir ve müşteri memnuniyetini artırabilir. İş akışı yönetiminin temel bileşenlerinden biri, akışı mümkün olduğunca otomatikleştirme yeteneğidir. Otomasyonun iş akışlarını iyileştirme yollarından bazıları şunlardır:

• Görevlerin her seferinde doğru şekilde yapıldığından emin olmak için akışları standartlaştırma.

• Kendilerinden tam olarak ne beklendiğini bilmelerini sağlayarak çalışanların özerk bir şekilde çalışmalarını sağlamak.

• Üretkenliği ve çıktıyı iyileştirmek için darboğazları ortadan kaldırırken iş akışlarında verimliliği artırır.

• Görev durumları değiştiğinde otomatik bildirimlerle ekipler ve kuruluşlar arasında iletişimi ve iş birliğini kolaylaştırma .

• Güncellemeleri, e-postaları ve son tarih bildirimlerini otomatik olarak göndererek uyum oluşturun.

• Yöneticilerin performansı ölçmek için kullanabileceği bir denetim izi ve görünür metrikler sağlamak.

İş Akışı Otomasyonuna Ne Zaman Yatırım Yapılır?

Her kuruluş benzersizdir. Ancak kuruluşunuzun bir iş akışı yönetimi çözümüyle daha iyi durumda olacağını gösteren bazı işaretler vardır. Bu işaretlerden bazıları şunlardır: